大家好，我是祥瑞，深耕飞书多维表格，专注 AI 落地实战，只解决业务里的真问题。
今天是腊月二十三，小年快乐。
吃饺子之前，我翻了翻之前的文章，发现咱们好久没有写制造业的模板了。
其实后台一直有朋友在催，说年底了，想把明年的采购流程理一理。很多团队平时觉得 Excel 随便记记就够了，真到了关键时刻，数据孤岛能把人逼疯。想上一套 ERP 吧，太重太贵；继续用 Excel 吧，协同性又太差。
所以，我趁着这个辞旧迎新的节点，把这套由我们社区的合作伙伴蓝鲸数字科技基于飞书多维表格搭建的采购管理系统分享出来。不为别的，就为了让你明年开工的时候，能有一个清清爽爽的开始。
这套系统不是简单的记录表，而是一个打通了基础数据、采购流程、库存管控、财务管理的全链路闭环，甚至还挂载了能帮你干活的 AI 辅助功能。
我们先从地基说起，也就是基础数据维护。
很多人做系统失败，是因为忽视了地基。这套系统里，特意拆分了四张最核心的数据表：产品信息、仓库信息、供应商信息、产品价格。
在产品信息表里，记录了产品的所有核心数据。
你可以直接通过产品类型、属性等条件进行快速筛选查询。
如果有新品上架，点击添加产品操作就能直接写入，非常丝滑。
仓库信息表可以帮你把货盘清楚。不仅包含仓库的主要信息，还支持通过仓库名称、仓库容量、仓库地址、仓库性质进行筛选。
新增仓库时，点击添加仓库按钮即可。
在仓库信息中，你还可以通过标签的设置查看启用中、停用中的仓库。
做采购，离不开供应商管理。在供应商信息表中，你可以按供应商类型、等级进行筛选，把优质供应商和临时供应商区分开。
引入新伙伴时，点击添加供应商填写表单直接就可以录入。
最绝的是产品价格表，它支持通过供应商分类、产品属性、供应商等级、供应商名称、产品名称、产品类型等多维度条件进行精准检索。
这意味着，当你要采购某样东西时，点击查看详情，你可以直接看到哪个供应商的价格最优，哪家的等级最高，而不是让你去翻那一堆陈年的聊天记录。
地基打好了，接下来就是重头戏：采购流程管理。
这里设计了一个严密的逻辑链条，包含采购申请、采购订单、采购入库、采购退货四张核心数据表，它们不是孤立的，而是一条流动的河。
一切始于采购申请。
在这里，你可以按需求来源、产品等条件筛选查看历史申请。
当业务有需求时，点击新增采购申请填写记录提交。
注意，只有当审批通过后，这个需求才会正式进入订单环节，避免了瞎买乱买。
紧接着是采购订单。
这一步不需要你重复录入数据，而是基于已通过的申请，点击新增采购订单就能直接生成。
作为管理者，你可以直接通过入库状态、付款状态来筛选订单，每一笔钱花在哪、货到了没，一目了然。
货到了，就进入采购入库环节。
供应商送货后，填写入库单，这时候质检员的角色就进场了。在这里设定了严格的二元逻辑：检验合格则入库，更新库存；不合格则直接退回。
对于那些不合格的产品，专门准备了采购退货表。
你可以按供应商、退货原因进行筛选查看。
操作也很简单，点击新增退货记录，填写相关的订单号、原因和数量，系统就会把这笔异常账记录在案，让每一笔坏账都有迹可循。
当然，光买进来不行，还得管得住。这就是库存管理模块的作用。
这里设计了四张表来覆盖那些非标准场景：其他入库单、其他出库单、库存调拨、库存盘点。
在日常业务中，总有一些入库和出库是和采购无关的。这时候，其他入库单和其他出库单就派上用场了。你可以按产品、仓库等条件进行筛选，操作时只需点击新增其他入库单，填好类型、仓库和产品信息，系统就会自动更新库存，不留死角。
最容易出错的其实是多仓库之间的流转。在库存调拨表里，你可以按调拨类型快速查找记录。
这里把这个复杂的流程简化成了三步，点击新增调拨记录录入信息，然后依次点击出库确认和入库确认。
系统会自动生成对应记录，实时完成库存的扣减和增加，再也不用担心东西在路上变没了。
到了年底，大家最怕的就是盘点。在库存盘点表里，支持按盘点类型、仓库筛选，方便你分批次查看。
操作逻辑也非常符合直觉，点击添加盘点记录后，如果发现实物多了，就点盘盈入库；如果少了，就点盘亏出库。
系统不仅会自动平账，还会自动生成对应单据，让每一次库存调整都有据可查，财务审计时也挑不出毛病。
最后，也是老板最关心的部分：财务管理。
我把这块硬骨头拆解成了五张表：发票管理、付款记录、费用报销、收款单、资金账户，彻底理清每一分钱的去向。
在发票管理表中，你可以按供应商、收票时间进行筛选，防止发票遗失或逾期。
操作极其简单，点击添加发票记录，填入订单号、金额和发票信息即可写入。
付款记录表则专门盯着钱流出的方向。支持按银行、供应商筛选，每一笔支出都清清楚楚。
点击添加付款记录，关联好订单和账户，钱花哪儿了心里有数。
最让财务头疼的报销问题，这里在费用报销表里做了一个闭环。
这里支持按费用类型、支付方式筛选。
更重要的是，当你点击添加费用报销记录提交后，系统会自动通知审批人，审批结果也会直接反馈给申请人，再也不用追着老板签字了。
进账方面，用收款单表来管理。
支持按账户、收款类型筛选，点击新增收款记录就能快速录入回款信息。
所有这些数据，最终都会汇聚到资金账户这张总表里。
这也是这套系统最性感的地方，也就是 AI 赋能。
我们不是为了用 AI 而用 AI。在采购申请和采购订单环节，嵌入了 AI 生成汇报功能，它能帮你自动生成申请理由和订单摘要，省去了写小作文的时间。
而在资金账户里，AI 账户分析能直接充当你的财务顾问，它能基于现有的资金数据，进行风险评估和流向分析，为你的采购决策提供数据支持。
说到这里，可能有朋友会问，这么一套系统，得多少钱？
直接告诉你答案：免费。你现在去飞书多维表格的应用市场，搜一下就能找见，直接拿去用。
当然，光有免费的还不够。为了让大家能以几杯咖啡的成本，直接用上企业级的管理系统，我们联合了社区的深度合作伙伴篮鲸数字科技，筛选了一批经过实战验证的核心应用模板，限时给到了 29元 ~ 99元 的福利价。
你没看错，就是一杯咖啡或者一顿快餐的钱，你就能拿走一套别人打磨了半年的系统。
29 元档：研发项目管理、用印管理、易耗品管理。
49 元档：合同管理系统、新项目管理、智能库存一体化管理、WMS、外贸报价助手。
99 元档：小微企业ERP、生产全链通（芯片）、进销存-汽车零部件、生产小工单。
这里还有一个隐藏福利：只要你加入我们的应用付费模板交流群，进群后记得第一时间看下群公告，那里藏着一份专属的福利问卷。
你只要购买了蓝鲸科技的应用，在问卷中填入你的购买凭证，只要购买一次满 50 元，直接回血 5 元；或者购买任意金额，也能领到 3 元的福利红包。
这就相当于，你几乎是免费拿到了这套经过千锤百炼的管理逻辑。虽然钱不多，但主打一个心意和交个朋友。
写在最后
今天是腊月二十三，俗话说二十三，糖瓜粘；二十四，扫房子。
马上就是扫尘的日子了，寓意除陈布新。其实我们的业务系统也一样，如果过去的一年里，你的数据是混乱的，流程是割裂的，那么最好的扫尘，就是换一套更现代、更轻量的工具。不要让旧年的糊涂账，成为新年的绊脚石。
希望这套系统的逻辑能给你提供一些思考，能让你在年后开工时，底气十足。
都在说年后见，但真正的准备往往都在年前。如果你不想等到年后开工第一周手忙脚乱，想提前把这套系统的逻辑盘清楚，或者在落地时遇到了具体卡点，想找个懂行的人把把关，欢迎来我的世界坐坐。
同时，还是那句话，光看不练假把式。为了让你真的能落地实战，我把咱们今天聊的这些内容，连同我压箱底的经验，全部整理在了开源的飞书知识库。都在里面了：
https://vantasma.feishu.cn/wiki/space/7574356946532925441?ccm_open_type=lark_wiki_spaceLink&open_tab_from=wiki_home
另外，如果你懒得翻那些文档，我也把这些内容整理在了 ima 知识库 和分享在了 飞书知识问答里。
这两者的功能基本是一样的，我都把飞书多维表格、钉钉、企微甚至飞书 aPaaS 的官方文档，以及我个人的实战笔记全聚合进去了。遇到问题，不用自己翻文档，直接用大白话向 AI 提问，它能调用这些内容给你答案，既权威又方便。
发表于 2026-2-11 23:56:59
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